Mintzberg modelos organizacionales y procesos organizacionales

Las partes y personas de una organización

Mintzberg plantea que “las organizaciones están estructuradas para captar y dirigir sistemas de flujos y para definir las interrelaciones entre las distintas partes. Estos flujos e interrelaciones no son de forma lineal, con un elemento siguiendo prolijamente a otros. Sin embargo, las palabras deben tomar una forma lineal.

El núcleo de operaciones

En la base de cualquier organización se encuentran sus operarios, aquellas personas que realizan el trabajo básico relacionado directamente con la fabricación de los productos y/o de prestar los servicios que la entidad entrega a la comunidad.

Los operadores realizan cuatro funciones principales:

·         Aseguran los insumos para la producción

·         Transforman los insumos en producción

·         Distribuyen las producciones

·         Proveen apoyo directo a las funciones de entrada, transformación y producción.

El núcleo operativo es el corazón de la organización, la parte que produce la producción esencial que la mantiene viva.

La cumbre o ápice estratégico

Se encuentra en el otro extremo de la organización. Aquí están aquellas personas encargadas de la responsabilidad general de la organización: el director y todos aquellos gerentes de alto nivel cuyos intereses son globales, como aquellos que les suministran apoyo directo: secretarios, asistentes, etc.

La cumbre o ápice estratégico está encargado de asegurar que la organización cumpla su misión de manera efectiva, y también que satisfaga las necesidades de aquellos que la controlan o que tienen poder sobre la organización: propietarios; oficinas gubernamentales; sindicatos, etc. El cumplimiento de esta misión les obliga a desarrollar las siguientes funciones:

·         Asignar recursos, emitir órdenes de trabajo, autorizar decisiones importantes, resolver conflictos, diseñar y nombrar al personal de la organización, controlar el desempeño de los empleados, motivarles y recompensarles

·         Administrar las condiciones fronterizas de la organización -las relaciones con el ambiente-, informar a la gente influyente (accionistas), establecer contactos de alto nivel, negociar acuerdos con agentes externos y, a veces, cumplir funciones de ceremonial como figuras representativas de la entidad

·         Desarrollar la estrategia de la organización, interpretando el ambiente

·         Desarrollando los esquemas consistentes en corrientes de decisiones organizacionales para tratar con el mismo.

La Línea Media

Es la cadena de altos gerentes hasta supervisores de contacto, como capataces que van desde la cumbre estratégica hasta el núcleo operativo y que se forma a medida que la organización crece y aumenta la necesidad de ejercer supervisión directa.

La tecno estructura

A medida que la organización continúa su proceso de elaboración, puede buscar más la “estandarización” para coordinar su trabajo, y aquí aparecen las asesorías o staff, que son grupos de personas fuera de la línea o jerarquía que se preocupan de estandarizar o normalizar procesos de trabajo. Sirven a la organización afectando el trabajo de otros. Están fuera de la corriente de trabajo operacional, pueden diseñarla, planearla, cambiarla o entrenar al personal para que lo haga, pero no lo hacen ellos mismos.

Los analistas de la tecno estructura desarrollan funciones como:

Colaborar en la adaptación de la organización al medio (planeación estratégica).

·         Control de gestión.

·         Planeamiento y control:

Ø  Planificación,

Ø  Control de calidad,

Ø  Programadores.

·         De personal:

Ø  Reclutadores

Ø  Entrenadores.

·         Estandarización (generación de normas, reglas y reglamentos).

El staff de apoyo

Son unidades especializadas que proporcionan servicios indirectos a toda la organización y que se encuentran fuera de su corriente operacional. Pueden ejercer labores de:

·         Consejería.

·         Personal.

·         Remuneraciones.

·         Servicios generales.

·         Seguridad.

·         Cafetería.

·         Central telefónica.

Mintzberg propone cinco configuraciones, es decir, cinco modelos organizacionales que intentan responder a las demandas de armonía interna y de adecuación a las condiciones situacionales o del ambiente.

       I.            Estructura simple, basada en la supervisión directa, en que la parte de mayor importancia es la cumbre estratégica.

    II.            Burocracia mecánica, cuya base de encuentra en la estandarización de procesos de trabajo. En esta configuración tiene un rol central la tecno estructura o estructura técnica.

 III.            Burocracia profesional. Esta configuración se basa en la estandarización de destrezas y conocimientos de los trabajadores. La parte de mayor importancia  es el núcleo operativo.

 IV.            Forma divisional, basada en la estandarización de productos. En ella la parte clave es la línea media.

    V.            Adhocracia. Su fundamento es el ajuste mutuo. La parte clave es el staff de apoyo, a veces unido al núcleo operativo.

El modelo de Mintzberg ha sido utilizado por su propio autor para el estudio de distintas configuraciones y procesos organizacionales, tales como el poder. Como se ha visto, tiene la ventaja evidente de ofrecer posibilidades múltiples -al menos cinco- de combinación de los elementos básicos de diseño organizacional.

     Los procesos Organizacionales internos son un conjunto de pasos que deben llevar a cabo los que forman parte de una organización para lograr los fines u objetivos requeridos. Para llegar a ellos, es preciso tomar en cuenta los siguientes elementos básicos para poder formar la estructura interna de una organización:

1.      AUTORIDAD

2.      PODER

3.      LIDERAZGO

4.      TOMA DE DECISIONES

5.      COMUNICACIÓN

6.      CONFLICTO

7.      INNOVACIÓN

AUTORIDAD

     La autoridad se deriva usualmente del puesto que una persona ocupa. Por ejemplo el líder del proyecto “x” es la máxima autoridad de dicho proyecto, se refiere al derecho inherente de una posición gerencial para dar órdenes y esperar que estas se acaten. Para facilitar la coordinación, las posiciones gerenciales, se colocan en una cadena de mandos y se confiere a cada gerente un grado de autoridad para que cumpla con sus responsabilidades. Este último concepto, Unidad de Mando, afirma que una persona debe tener solo un superior ante el cual es responsable directo, si se rompe la unidad demando, un empleado tendría que enfrentar solicitudes o prioridades contradictorias de varios superiores.

PODER

     Poder es cualquier atributo distintivo o rasgo diferenciante que una persona posee sobre aquellas a quienes lidera. También se refiere a la capacidad de un individuo para influenciar decisiones. Sin embargo Stephen Robbins, en su libro Comportamiento Organizacional, afirma que se puede tener poder y no usarlo, por tanto es una capacidad o potencial, uno puede tener poder y no ejercerlo. Sin embargo el aspecto más importante del poder sea que establece una relación de dependencia. La dependencia aumenta cuando el recurso que uno controla es importante, escaso e insustituible

     Para conocer de dónde viene el poder y como es que se ejerce, a continuación se detallan las “Fuentes de Poder” 

•         Poder Coercitivo: descansa en la amenaza, en las sanciones, la frustración y el control. Es el poder fundado en el miedo.

•         Poder de recompensa: Es lo contrario al poder coercitivo, ya que una persona cumple los deseos de otra, porque le resulta beneficioso; por lo tanto, quién puede distribuir recompensas que otros ven como valiosas tendrá poder sobre ellos.

•         Poder legítimo: Representa el poder que uno recibe como resultado de su posición en una jerarquía formal

•         Poder de experto: El conocimiento, la experiencia, la habilidad especial o el conocimiento específico sobre un tema, crean el poder de experto.

•         Poder referente: El poder referente surge de la admiración de otro y del deseo de ser como esa persona

LIDERAZGO

     El Diccionario de Ciencias de la Conducta lo define como las "cualidades de personalidad y capacidad que favorecen la guía y el control de otros individuos". El Liderazgo es una necesidad humana básica, que debe ser satisfecha para preservar el orden y potenciar el éxito de cualquier organización o equipo de personas. 

TOMA DE DECISIONES

     Es un proceso en el que uno escoge entre dos o más alternativas. La toma de decisiones en una organización INVOLUCRA a todo un colectivo de personas que están apoyando el mismo proyecto. Para la toma de decisiones es necesario distinguir la forma en la que formulamos los problemas para poder encaminar nuestra forma de actuar para encontrar la solución

Pasos en el proceso de la toma de decisiones

1.      Determinar el problema.

2.      Identificar los criterios de decisión.

3.      Asignar peso a los criterios.

4.      Desarrollar todas las alternativas.

5.      Evaluar las alternativas.

6.      Seleccionar la mejor alternativa

COMUNICACIÓN

     La comunicación se ha definido como "el intercambio de sentimientos, opiniones, o cualquier otro tipo de información mediante habla, escritura u otro tipo de señales". Todas las formas de comunicación requieren un emisor, un mensaje y un receptor. Existen habilidades para lograr una comunicación efectiva:

1.       Escuchar activamente

2.      Claridad de expresión

3.      Auto apertura : ser honesto

4.      Auto concepto : ideas claras

5.      Feedback constructivo

6.      Manejo de emociones

CONFLICTO

     Un conflicto es una situación de choque o enfrentamiento entre varios. Los conflictos pueden ser un problema grave en una organización, pueden crear condiciones caóticas que hacen casi imposible que los empleados trabajen juntos. Algunas causas de conflicto son:

•        Desavenencias

•        Diferencias de metas

•        Desempeño deficiente

•        Problemas relacionados con las áreas de responsabilidad

•        Falta de cooperación

•        Problemas con áreas de autoridad

•        No cumplir con las reglas establecidas

•        Rivalidad

El conflicto es positivo cuando:

1.      ayuda a sacar a flote un problema

2.      genera mayor participación e interés individual frente a un problema

3.      Mejora la comunicación entre las personas

4.      libera las emociones acumuladas

5.      Le ayuda a la gente a desarrollar sus capacidades

El conflicto es negativo cuando:

1.      la atención de las personas se desvía de los asuntos importantes

2.      Crea sentimientos de insatisfacción en los involucrados

3.      Hace que los individuos y los grupos se aíslen y pierdan el deseo de cooperación.

    Un conflicto es negociable cuando: por lo menos una de las partes en confrontación, tenga la disposición y habilidad suficiente para entablar un diálogo abierto y franco.

INNOVACIÓN

     Es la aplicación práctica de nuevas ideas con el propósito de alcanzar los objetivos de la organización de manera eficaz. Innovación es una clase especial de cambio, es una idea nueva aplicada para iniciar o mejorar un producto, proceso o servicio. Todas las innovaciones implican un cambio, pero no todos los cambios comprenden a fuerza ideas nuevas, ni conducen a mejoras significativas. En las organizaciones, las innovaciones van desde pequeñas mejoras graduales, hasta revoluciones radicales. Para Innovar se requieren entre otras habilidades:

•        Creatividad

•        Originalidad

•        Viabilidad

Referencias

El arte de la Comunicación / Decker, Bert; McGraw Hill

Administración del Comportamiento Organizacional. Hersey, Blanchard & Jhonson./ Prentice Hall 1998

The Leadership Challenge. Kouzes-Posner. / Jossey-Bass.1987

A New Paradigm of Leadership, Shelton, Editor./ Excecutive ExcellencePublishing. 1997

Comportamiento Organizacional, Stephen Robbins, /capítulo 15, pag. 429

Habilidades Gerenciales, Patricio Pimentel Gonzalez. / IDESAA