La
Departamentalización
La
departamentalización es consecuencia de la división de las tareas y de la
especialización horizontal, de manera que los departamentos o las secciones
ubicadas en un mismo nivel jerárquico son responsables de una actividad
específica y propia. La departamentalización puede darse en cualquier nivel
jerárquico de la organización.
En
general, el término departamento comprende un área o una división o segmento de
la organización sobre la cual un administrador tiene autoridad para el
desempeño de determinadas actividades. En distintas empresas, este término
puede adquirir diferente significado, por lo que resulta difícil establecerlo
con precisión, variando desde el sentido genérico, (departamento de producción,
ventas, etc.) hasta el que indica con precisión las relaciones jerárquicas
existentes (p.e. un jefe dirige una sección, un supervisor, un sector, etc.).
Este
principio constituye las pautas fundamentales seguidas por la organización como
respuesta a la menor o mayor división del trabajo y a la especialización
funcional y de las tareas realizadas en la organización. La teoría
administrativa tradicional divide el trabajo en tareas especializadas y las
organiza en distintos departamentos. Por tanto, la división del trabajo
consiste en el reparto o división de las tareas en que se puede descomponer una
actividad o función entre quienes la integran, con el objetivo de reducir los
esfuerzos que realizan y mejorar los resultados tanto en cantidad como en
calidad.
La teoría
clásica considera que la división del trabajo puede darse tanto vertical como
horizontalmente. De la división vertical surgen los diferentes niveles de la
organización, con las relaciones jerárquicas de autoridad y responsabilidad ya
explicadas. La división horizontal aparece como consecuencia de las diferentes
actividades realizadas por la organización, surgiendo los departamentos.
Con la
departamentalización se consiguen los siguientes objetivos:
- Al ser más reducidas y
concretas las tareas que los empleados llevan a cabo, el trabajo les
resulta más fácil.
- Adquieren experiencia con
mayor rapidez puesto que las tareas son repetitivas.
- Facilita la selección de los
empleados para un puesto determinado.
- Se crean nuevos puestos de
trabajo que resultan de la división en tareas.
- Facilita el control por
parte de los mandos.
La
departamentalización permite que se desarrollen atribuciones específicas en el
mismo nivel de la organización. Implica el desdoblamiento en órganos al mismo
nivel. Tiene lugar cuando un determinado órgano se desarrolla y para ello ha de
crecer horizontalmente, dividiéndose en órganos del mismo nivel que le
permitirán aumentar sus destrezas. Si bien la organización es importante, mucho
más lo es la claridad en la función o funciones asignadas a una unidad
administrativa y las condiciones para dar respuesta a esas funciones, pero
sobre todo, el personal que las realizará. La responsabilidad y la capacidad
son dos elementos distintivos que se requieren para coordinar una unidad.
Importancia
de la Departamentalización
En el
mismo concepto está implícita su importancia, y se pueden destacar los
siguientes aspectos:
- Es de carácter continuo;
jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos
están a cambios constantes (expansión, contracción nuevos productos,
etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la
organización.
- Es un medio a través del
cual se establece la mayor manera de lograr los objetivos de un grupo
social.
- Suministra los métodos para
que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo
esfuerzo.
- Evita la lentitud e
ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e
- Reduce o elimina la
duplicación de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
incrementando
la productividad.
- Mejorar el rendimiento o
productividad de los recursos (capital, personal, material) con un mínimo
de y como una máximo de para las personas involucradas.
- Delegan a través de la
estructura organizacional, autoridad para que se establezcan
responsabilidades.
- Realizan procesos de
comunicación, coordinación, control, etc., para canalizar los esfuerzos de
acuerdo con los fines y objetivos de la organización.
- Concebir por medio de estas
que se logre una acción efectiva y eficiente.
- Establecer niveles
jerárquicos que representen autoridad y a la cual hay que obedecer.
Tipos de
Departamentalización
Departamentalización
funcional: la base para realizar la departamentalización es la actividad o
las principales funciones desarrolladas en la empresa. La división interna del
trabajo se realizará según las especialidades presentes en él. Es adecuada para
actividades continuas, rutinarias y establecidas a largo plazo.
Ventajas:
permite la mayor utilización de especialistas y de recursos especializados a
las tareas; fomenta entre los empleados el desarrollo de conocimientos
especializados gracias al aprovechamiento de su propia experiencia.
Desventajas:
exige una mínima cooperación entre los departamentos; y, no es recomendable en
entornos cambiantes e imprevisibles.
Departamentalización
por productos o servicios: el criterio de agrupación son los resultados del
trabajo en cuanto a productos o servicios se refiere. Por tanto, se agrupan
empleados con diversas aptitudes y conocimientos para gestionar el desarrollo,
fabricación y venta de un producto o servicio. En consecuencia, la división del
trabajo se realizará por líneas de productos o servicios, poniéndose énfasis en
ellos. Este tipo de departamentalización está orientada a los resultados y es
apropiada para los entornos cambiantes, pero no para los entornos estables y
rutinarios.
Ventajas:
la responsabilidad queda establecida por los resultados mediante los productos
elaborados o los servicios prestados, lo que facilita la evaluación de los
resultados; ayuda a la coordinación departamental; facilita la innovación.
Desventajas:
disminuye la especialización; se hace mucho hincapié en la coordinación;
incrementa los costes pues algunas especialidades se repiten.
Departamentalización
geográfica o territorial: consiste en realizar la agrupación basándonos en
una división del territorio o geográfica, creándose grupos en zonas concretas,
cuyos integrantes ejercerán diferentes funciones ya que se adaptarán a las
necesidades locales. La dirección de las actividades ejercidas en la zona
quedará encomendada a un responsable de ella. La dispersión geográfica hará que
las experiencias y conocimientos de los grupos sean distintas ya que, como se
ha dicho, prima la orientación hacia el mercado local.
Ventajas:
su adaptación a las condiciones regionales y locales, lo que además ayuda a la
hora de fijar las responsabilidades y de evaluar los logros. Puede adaptarse
mejor a los cambios en las condiciones del entorno local.
Desventajas:
dificulta la coordinación de los aspectos de planificación, ejecución y control
de la organización en su conjunto debido a la autonomía adquirida por las
filiales regionales; otro inconveniente es que al primar tanto los aspectos
específicos de la zona geográfica en cuestión, la organización se centra en
exceso en las áreas de mercadotecnia y productiva, pasando a un segundo plano
las restantes áreas de la empresa.
Departamentalización
por clientela: como su nombre indica este tipo de departamentalización hace
énfasis en el cliente, lo que supone diferenciar y agrupar las actividades
conforme al tipo de persona o personas para quienes se realiza el trabajo, de
modo que cada unidad esté preparada para servir a un tipo de cliente . De acuerdo
con ello, son las características de los clientes las que servirán de base para
realizar la departamentalización, lo cual resulta muy interesante cuando las
características y necesidades de éstos son muy diferentes.
Ventajas:
orientación de la organización hacia el exterior para satisfacer las
necesidades específicas de la clientela, lo que conlleva que los miembros de la
organización estén más motivados para satisfacer las demandas de éstos. Por
otra parte, este enfoque permite a la organización que concentre sus esfuerzos
en las diferentes necesidades y exigencias de los mercados, finalmente, se
pueden fijar las responsabilidades de los miembros por clientes.
Desventajas:
el acentuado énfasis puesto sobre los clientes hace que pasen a un segundo
plano el resto de áreas organizativas, pudiendo incluso quedar olvidados otros
objetivos de la organización (eficiencia, productividad, etc.)
Departamentalización por proceso:
consiste en agrupar las funciones empleando las fases seguidas por el proceso,
por lo que es frecuente utilizarla en los niveles inferiores de las áreas
productivas de las empresas. Antes de realizar la departamentalización es
necesario conocer el flujo del proceso productivo, pues en base a él se
realizará la diferenciación y agrupación, resultando una agrupación homogénea
en el espacio y en el tiempo de los recursos productivos y humanos necesarios
para realizar completamente un proceso. Es adecuado este tipo de
departamentalización cuando la tecnología y el producto son estables y permanentes.
Entre sus
ventajas están la adecuación física y asignación racional de los recursos,
haciendo un uso racional de los bienes de equipo que se convierten en el punto
de referencia para realizar la agrupación. Esto, a su vez, conlleva un ahorro
económico al efectuarse de una forma más apropiada el proceso.
Presenta
como mayor inconveniente la falta de flexibilidad y adaptación a los posibles
cambios en la tecnología y/o en el producto, lo que la hace inadecuada en
entornos inestables.
Departamentalización
por proyectos: se
fundamenta en la agrupación en función de las salidas o de los resultados de
uno o más proyectos de la empresa. Es adecuada en aquellos casos en que la
concentración de recursos es importante y además temporal, y cuando el producto
es de gran tamaño (p.e. astilleros, construcción, etc.). Es también
recomendable para productos muy complejos. Para emplearla se necesita una
estructura capaz de adaptarse a las circunstancias, pues es frecuente que el
cliente varíe las especificaciones del producto y, en consecuencia, la
estructura debe ser flexible. Por otra parte, es necesario un alto grado de
coordinación entre los diferentes órganos implicados en el proyecto.
Entre sus
ventajas está la orientación hacia unos resultados concretos (el producto con
las especificaciones concretadas); la determinación exacta de plazos y fechas
de ejecución de cada fase del proyecto; la adaptación a la tecnología.
Los
inconvenientes son la incertidumbre de efectuar nuevos proyectos al término de
los que están en curso, por lo que la alta concentración de recursos adquiere
un carácter de provisionalidad, lo que provoca en los recursos humanos
incertidumbre ante su futuro.
