La Organizacion

La Organizacion

"Desde siempre el ser humano ha estado consciente de que la obtención de eficiencia solo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos. Una vez establecidos los objetivos (lo que se quiera hacer) a través de la planeación, será necesario determinar que medidas utilizar para lograr

( como hacerlo)"

                                                            CONCEPTO:

Organizar es el proceso de asignar derechos y obligaciones y coordinar los esfuerzos del personal en la obtención de los objetivos de la organización. Este proceso presenta por tanto, dos facetas: establecerla estructura y coordinar. Una vez identificados los objetivos y la estructura durante la planificación, la organización debe determinar quién va a ser que cosa y cómo va a hacer lo coordinación dentro y entre los departamentos de la misma.

ORGANIZACIÓN DEFINICIONES:

" organización es la estructura de las relaciones que debe existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados"

Agustín Reyes Ponce

"La organización es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa, con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue"

Isaac Guzmán V.

"Organizar es agrupar las actividades para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido vertical como horizontal toda la estructura de la empresa"

Koontz & O´donell

" Las organizaciones son unidades sociales o agrupamientos humanos deliberadamente constituido para alcanzar fines específicos"

Amitai Etzioni

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN

Es de carácter continuo, jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (Expansión, contracción, nuevos productos).

Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.

Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la porductividad.

Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzo, al delimitar las funciones y responsabilidades.

COMPORTAMIENTOS ORGANIZACIONALES:

Cuando interviene mas un individuo se constituye una situación social, definida por usos y costumbres que dan lugar a normas de comportamiento y además se tiene en cuenta la identidad de los participantes, Estos dos factores generan expectativas por parte de los individuos.

El comportamiento organizacional se caracteriza por un proceso de interacción regido por las expectativas de los individuos. Puede realizar en forma de: *Cooperación: Actividad que se desarrolla con vistas a una finalidad común.

*Coordinación: Actividad ordenada en base a información mutua de los comportamientos proyectados.

ELEMENTOS DE LAS ORGANIZACIONES

1) Personas interrelacionadas: (personas, roles y status), es el elemento esenciadle toda organización. Las personas son a las organizaciones lo que las células al cuerpo humano. El funcionamiento de la organización dependerá en buena medida de cómo actúen las personas que la integran, y por lo tanto, una parte esencial de la comprensión de las organizaciones la constituye la comprensión de los motivos del comportamiento humano, conocida como " Motivación".

2) Grupos interrelacionados: Las propias organizaciones son, grupos que a su vez están constituidos por sub.-grupos. Estos sub.-grupo pueden ser primarios es decir los espontáneos y caracterizados por vínculos afectivos. Son formados en base a impulsos naturales e inconscientes. Secundarios es decir planificados y caracterizados por vínculos utilitarios. Resultan del pensamiento consciente y racional. Al conjunto de roles y status establecidos en la definición de los subgrupos secundarios se les conoce como organización formal. Cuando una persona pasa a pertenecer a un grupo, su conducta ya no dependerá únicamente de su propia personalidad sino que estará fuertemente influenciada por las normas de comportamiento y por los valores de ese grupo ( los valores son los que el grupo entiende que esta y bien y lo que entiende que esta mal).

1) Finalidad: Es la misión. Toda organización orienta sus acciones a satisfacer una necesidad o conjunto de necesidades de la sociedad lo cual constituye lo que hemos llamado "Misión" de la organización-

2) Eficiencia: es vital para que se intente llevar a su máximo la relación entre lo que se consume y lo que se produce en una organización. Lo contrario implica despilfarro.

SUS OBJETIVOS.

Son anteriores a la incorporación de la persona. Son los blancos hacia los cuales direccionar la acción de la organización y que deben alcanzar para cumplir con su finalidad. Tales objetivos son:

·         Eficiencia: Hacer bien las cosas

·         Primaria: Del objetivo del conjunto sobre los intereses individuales.

·         El grupo social esta estructurado en niveles jerárquicos, lo que de lugar a las relaciones horizontales (en el mismo nivel jerárquico) o vertical (relaciones con el que manda).

·         Cumplimiento de las normas y reglamentos que ordenan el funcionamiento de la organización( normas de convivencia).

IDEA DE SISTEMAS.

Según Stoner: El enfoque se sistema procura contemplar la organización como un todo y como parte del ambiente externo. Considera que la actividad de un segmento de la organización afecta a la actividad del resto de los segmentos de la misma, hace que los gerentes no puedan funcionar solamente dentro de los limites del organigrama tradicional, sino que deben entremezclar su departamento con toda la empresa. Tiene que comunicarse con otros empleados y departamentos y con representantes de otras organizaciones.

Un gerente de producción que aplica el enfoque se sistema decidiría la programación tomando en cuentas las consecuencias de sus decisiones en otros departamentos y para la organización entera.

PRINCIPALES CONCEPTOS DEL ENFOQUE DE SISTEMA:

1.    SUB SISTEMA: Son las partes que constituye el sistema, lo cual implica que cada sistema puede ser a su vez subsistema de otro sistema mayor.

2.    SINERGIA: Significa que los departamentos que interactúan en forma cooperativa, son mas productivos que si trabajaran en forma independiente o aislada.

3.    SISTEMA ABIERTO Y SISTEMA CERRADO: Un sistema abierto es aquél que interactúan con su ambiente, en tanto el sistema cerrado no lo hace.

4.    LIMITE DE SISTEMA: Es lo que separa a todo sistema de su ambiente. En un sistema cerrado el limite es rígido, en tanto en un sistema abierto el limite es mas flexible

5.    FLUJO: Un sistema toma elementos del ambiente externo, que constituye el IN PUT del sistema. Los in put pasan por un PROCESO de transformación, que los transforman en bienes y servicios( out put), que se vuelcan al medio externo Retroalimentación: Constituye la parte del control de un sistema: los resultados o out put regresan a quien procesó los in put, permitiendo analizar y corregir los procesos.

Según Donnelly: El enfoque de sistema la organización es percibida como un grupo de partes interrelacionadas con un propósito único, donde la acción de una parte repercute en las demás. Agrega que resolver un problema con enfoque de sistema, implica ver la organización como un todo dinámico y prever impactos deseados y no deseados de las decisiones.

Según Kast y Rosenzweig: Un sistema es todo conjunto organizado y unitario, compuesto por dos o más partes Inter. dependientes, delineado por límites identificados que lo separen del supra ambiente ambiental.

Estos autores consideran que las organizaciones son un sub. sistema de la sociedad, que a su vez están compuestos por: metas y valores; técnico; psico-social; estructural; administrativo.

Planificación estratégica.

Toda empresa diseña planes estratégicos para el logro de sus objetivos y metas planteadas, esto planes pueden ser a corto, mediano y largo plazo, según la amplitud y magnitud de la empresa. Es decir, su tamaño, ya que esto implica que cantidad de
planes y actividades debe ejecutar cada unidad operativa, ya sea de niveles superiores o niveles inferiores.
Ha de destacarse que el presupuesto refleja el resultado obtenido de la aplicación de los planes estratégicos, es de considerarse que es fundamental conocer y ejecutar correctamente los objetivos para poder lograr las metas trazadas por las empresas.
También es importante señalar que la empresa debe precisar con exactitud y cuidado la misión que se va regir la empresa, la misión es fundamental, ya que esta representa las funciones operativas que va ha ejecutar en el mercado y va ha suministrar a los consumidores.

Evolución de la planificación estratégica.

Cuando Aníbal planeaba conquistar Roma se inició con la definición de la misión de su reino, luego formuló las estrategias, analizó los factores del medio ambiente y los comparó y combinó con sus propios recursos para determinar las tácticas, proyectos y pasos a seguir. Esto representa el proceso de Planificación Estratégica que se aplica hoy en día en cualquier empresa.
Igor Ansoff (1980), gran teórico de la estrategia identifica la aparición de la Planificación Estratégica con la década de 1960 y la asocia a los cambios en los impulsos y capacidades estratégicas. Para otros autores, la Planificación Estratégica como sistema de gerencia emerge formalmente en los años setenta, como resultados natural de la evolución del concepto de Planificación: Taylor manifestaba que el papel esencial del "management" exigía la planificación de las tareas que los empleados realizarían, el gerente pensada el qué, cómo y cuándo ejecutar las tareas y el trabajador hacía.
Esto originó un cambio estructural hacia la multidivisional. La investigación y el desarrollo cobran mayor importancia; el lapso de tiempo entre la inversión de un bien y su introducción al mercado se reduce cada vez más y el ciclo de vida de los productos se acorta; la velocidad de los procesos causas, por una mayor competencia.

Rebelión en la granja

Esta es una película en la cual se relata una historia vivida por unos animales que se asemeja mucho a los tiempos actuales en muchos de los casos.

Cuadro de Mando Integral

 El cuadro de mando integral (CMI) es un modelo de gestión empresarial, pero también se utiliza en dirección estratégica; creado por Robert S. Kaplan y David P. Norton, 1992, que desde hace unos años goza de merecido prestigio en los entornos empresariales, cada vez más preocupados por la gestión de los activos intangibles. Es una herramienta de gestión con indicadores de desempeño, que propicia la extensión de la estrategia a todos los niveles de la organización.
El CMI como sistema de gestión empresarial, permite a las empresas gestionar sus estrategias a largo plazo, y así llevar a cabo procesos de gestión de decisiones tales como:

·         Aclarar y traducir o transformarla visión y la estrategia.

·         Comunicar y vincular los objetivos y alinear las iniciativas estratégicas.

·         Uso de programas de incentivos basados en indicadores financieros y no financieros.

Para la presente investigación de aplicará un procedimiento para el diseño de un CMI; Navarro E., 2004 en la publicación Estrategia y Cuadro de Mando Integral en la práctica señala que: este modelo se utiliza para relacionar la estrategia y su ejecución empleando indicadores y objetivos en torno a cuatro perspectivas. Los beneficios de la implantación del cuadro de mando integral se pueden integrar cuatro conceptos:

·         Relacionar la estrategia con su ejecución definiendo objetivos en el corto, medio y largo plazo.

·         Tener una herramienta de control que permita la toma de decisiones de manera ágil.

·         Comunicar la estrategia a todos los niveles de la organización consiguiendo así alinear a las personas con la estrategia.

·         Tener una clara visión de las relaciones Causa-Efecto de la estrategia.

También señala que el CMI usa un modelo basado en indicadores y objetivos que gira en torno a cuatro perspectivas: 1) Perspectivas Financieras, 2) Perspectivas de Clientes, 3) Perspectivas de Procesos Internos, 4) Perspectivas de Aprendizaje y Crecimiento.

Además se define un cuadro de indicadores con objetivos en cada una de las perspectivas que sirven para ejecutar, comunicar y controlar la estrategia; también se emplea el mapa estratégico que es un esquema de las relaciones causa-efecto de la estrategia a través de las cuatro perspectivas y que sirve para plasmar de una manera gráfica el despliegue de la estrategia para tener una visión más clara para la toma de decisiones.

Perspectiva Financiera.

Está basada en la contabilidad de la organización, y muestran el pasado de la misma. El motivo se debe a que la contabilidad no es inmediata (Al emitir un proveedor una factura, la misma no se contabiliza automáticamente), sino que deben efectuarse cierres que aseguren la completitud y consistencia de la información.

Perspectiva de Clientes.

Esta perspectiva se mide las relaciones con los clientes y las expectativas que los mismos tienen sobre los negocios. Además, en esta perspectiva se toman en cuenta los principales elementos que generan valor para los clientes integrándolos en una propuesta de valor, para poder así centrarse en los procesos que para ellos son más importantes y que más los satisfacen.

Los objetivos e indicadores en esta perspectiva, están ligados a los resultados que recibe la sociedad. En la mayoría de las organizaciones los objetivos están relacionados con la satisfacción de la sociedad donde se reflejan mediciones sobre la satisfacción de los servicios, Soler González, 2010.

Perspectiva de Procesos Internos.

Analiza la adecuación de los procesos internos de la empresa de cara a la obtención de la satisfacción del cliente y logro de altos niveles de rendimiento financiero. Para alcanzar este objetivo se propone un análisis de los procesos internos desde una perspectiva de negocio y una predeterminación de los procesos clave a través de la cadena de valor.

Se distinguen cuatro tipos de procesos:

• Procesos de Operaciones. Desarrollados a través de los análisis de calidad y reingeniería. Los indicadores son los relativos a costos, calidad, tiempos o flexibilidad de los procesos.
• Procesos de Gestión de Clientes. Indicadores: Selección de clientes, captación de clientes, retención y crecimiento de clientes.
• Procesos de Innovación (difícil de medir). Ejemplo de indicadores: % de productos nuevos, % productos patentados, introducción de nuevos productos en relación a la competencia.
• Procesos relacionados con el Medio Ambiente y la Comunidad. Indicadores típicos de Gestión Ambiental, Seguridad e Higiene y Responsabilidad Social Corporativa.

En esta perspectiva se deben identificar los procesos claves, la universidad o Institutos de Educación Superior, al igual que otras organizaciones, puede considerarse como un sistema integral de procesos, en el cual los procesos sustantivos pueden clasificarse como claves, al constituir su razón de ser y los que garantizan que la universidad cumpla con su cometido de preservar, desarrollar y promover la cultura acumulada a la sociedad.

Perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento.

La formación y el crecimiento de una organización proceden de tres fuentes principales: las personas, los sistemas y los procedimientos de la empresa, Kaplan & Norton, 2002.

El modelo plantea los valores de este bloque como el conjunto de guías del resto de las perspectivas. Estos inductores constituyen el conjunto de activos que dotan a la organización de la habilidad para mejorar y aprender. Se critica la visión de la contabilidad tradicional, que considera la formación como un gasto, no como una inversión.

La perspectiva del aprendizaje y mejora es la menos desarrollada, debido al escaso avance de las empresas en este punto. De cualquier forma, la aportación del modelo es relevante, ya que deja un camino perfectamente apuntado y estructura esta perspectiva. Clasifica los activos relativos al aprendizaje y mejora en:

• Capacidad y competencia de las personas (gestión de los empleados). Incluye indicadores de satisfacción de los empleados, productividad, necesidad de formación, entre otros.
• Sistemas de información (sistemas que proveen información útil para el trabajo). Indicadores: bases de datos estratégicos, software propio, las patentes y copyrights, entre otros.
• Cultura-clima-motivación para el aprendizaje y la acción. Indicadores: iniciativa de las personas y equipos, la capacidad de trabajar en equipo, el alineamiento con la visión de la empresa, entre otros.

Procedimientos para la elaboración del Cuadro de Mando Integral

Para la elaboración del Cuadro de Mando Integral es necesario el estudio de los diferentes procedimientos que se encuentran en la bibliografía con vistas a conocer cuál de los abordados se adapta a las condiciones de la organización objeto de estudio. A continuación se muestran diferentes modelos de CMI, propuestos por diferentes autores, a saber:

• Modelo de Amart Salas & Dow ds, 1998.

Este modelo planteado por Amart Salas y Dow, se puede resumir en los siguientes 6 pasos:

• 1. Formulación de la estrategia.
• 2. Identificación de los factores clave de éxito de la empresa.
• 3. Selección de indicadores.
• 4. Formulación del CMI.
• 5. Determinación de objetivos para los indicadores y de la política de incentivos en función del nivel de consecución de dichos objetivos.
• 6. Comparación entre presupuesto y realidad de cada indicador y toma de decisiones a partir de las desviaciones.

Teoria Humanista

TEORÍA HUMANISTA 

Europa Siglo XVI

Origina una real revolución conceptual en la teoría administrativa, si antes el interés se hacía en la tarea (por parte de la administración científica) y en la estructura organizacional (por parte de la teoría clásica de la administración), ahora se hace en las personas que trabajan o participan en las organizaciones. En el enfoque humanístico, la preocupación por la máquina y el método de trabajo, por la organización formal y los principios de administración aplicables a los aspectos organizacionales ceden la prioridad a la preocupación por el hombre y su grupo social: de los aspectos técnicos y formales se pasa a los aspectos psicológicos y sociológicos.

ENFOQUE HUMANISTICO

El enfoque humanístico promueve una verdadera revolución conceptual en la teoría administrativa, ahora se hace en las PERSONAS que trabajan o participan en las organizaciones. El estudio de la opresión del hombre a manos del abusador desarrollo de la civilización industrial fue la prioridad de la teoría de las relaciones humanas. 

Su nacimiento fue posible gracias al desarrollo de las ciencias sociales, principalmente de la psicología, y en particular de la psicología del trabajo, surgida en la primera década del siglo XX, la cual se orientó principalmente hacia dos aspectos básicos que ocuparon otras tantas etapas de su desarrollo:

• Análisis del trabajo y adaptación del trabajador al trabajo: En esta primera etapa domina el aspecto meramente productivo. El objetivo de la psicología del trabajo o psicología industrial, para la mayoría era la verificación de las características humanas que exigía cada tarea por parte de su ejecutante, y la selección científica de los empleados, basada en esas características. Esta selección científica se basaba en pruebas. Durante esta etapa los temas predominantes en la psicología industrial eran: La selección de personal, la orientación profesional, los métodos de aprendizaje y de trabajo, la fisiología del trabajo y el estudio de los accidentes y la fatiga.
• Adaptación del trabajo al trabajador: Esta segunda etapa se caracteriza por la creciente atención dirigida hacia los aspectos individuales y sociales del trabajo, con cierto predominio de estos aspectos sobre lo productivo, por lo menos en teoría. Los temas predominantes en esta segunda etapa eran el estudio de la personalidad del trabajador y del jefe, el estudio de la motivación y de los incentivos de trabajo, del liderazgo, de las comunicaciones, de las relaciones interpersonales y sociales dentro de la organización.

 REPRESENTANTES 

George Elton Mayo  (26 de diciembre de 1880, Adelaida, Australia- 7 de septiembre de 1949), fue un teorico social, sociologo y psicologo industrial especializado en teorias de las organizaciones, las relaciones humanas y el movimiento por las relaciones humanas.

Es sobre todo conocido por sus estudios de organización del comportamiento que incluye los estudios de Hawthorne o Hawthorne Studies de la lógica del sentimiento de los trabajadores y la lógica del coste y la eficiencia de los directivos que podría conducir a conflictos dentro de las organizaciones.

Ordway Tead: La Administración es para Ordway Tead (1956): "el conjunto de actividades propias de ciertos individuos que tienen la misión de ordenar, encaminar y facilitar los esfuerzos colectivos de un grupo de personas reunidos en una entidad, para la realización de objetivos previamente definidos" ademas genero el intento de aplicar, por primera vez, la psicología o la sociología a la administración.

Mary Parker Follett sugirió que las organizaciones funcionan bajo el principio del poder "con", y no del poder "sobre". Reconoció que la naturaleza holistica de la comunidad, y desarrolló aún más la idea de "relaciones recíprocas" en el entendido para el entendimiento de los aspectos dinámicos del individuo en su relación con otros. También defendió el principio de integración y de "compartir el poder".